Blog

چگونه یک پیام غیر رسمی و موثر بنویسیم؟

توسط در تولید محتوا آگوست 28, 2021

پیام غیررسمی، یک ایمیل با پاسخ خودکار است که به افراد اطلاع می‌دهید. معمولا این پیام در جهت صمیمیت بیشتر و اعتمادسازی ارسال می‌شود. این مدل پیام غیر رسمی و موثر برای اطلاع رسانی به همکاران بسیار مفید هستند و اغلب برای تعطیلات، مرخصی استعلاجی و سایر غیبت‌های طولانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. شما باید هنگام نوشتن هرگونه ایمیل با پاسخ خودکار و حرفه‌ای مراقب باشید، زیرا هرگز نمی‌دانید چه کسی ممکن است آن را بخواند. در این مقاله، نحوه نوشتن پیام غیررسمی، مواردی که باید رعایت شود، نمونه پیام‌های غیررسمی و چند نکته برای نوشتن این پیام‌ها را توضیح می‌دهیم. تا انتها با ما همراه باشید!

پیام غیر رسمی و موثر چیست؟

تعطیلات، مرخصی‌ها و غیبت‌های طولانی مدت می‌تواند جریان کاری را مختل کند، مگر اینکه برای این غیبت‌ها آمادگی کافی داشته باشید. پیام غیر رسمی و موثر به شما اطمینان می‌دهند که کسب و کارتان، تا زمانی که شما برنگشته‌اید بدون وقفه به فعالیت خود ادامه دهد. اگرچه برخی از افراد برای ارسال پیامک و تماس تلفنی از پاسخ خودکار استفاده می‌کنند، اما ایمیل، یک راه استاندارد برای پیام‌های غیررسمی است. ایمیل‌ها یکی از بهترین روش‌های ارتباطی در کسب و کار شما به حساب می‌آیند.

پیام غیر رسمی و موثر

چه زمانی از پیام غیررسمی استفاده کنیم؟

بهتر است هر زمان که نتوانستید در ساعات کاری معمولی به ایمیل‌ها پاسخ دهید، یک پیام غیررسمی تنظیم کنید. این پیام‌ها برای دوره‌های کوتاهی مانند ملاقات با پزشک یا ترک زودهنگام کار در طول روز و همچنین غیبت‌های طولانی‌تر مانند تعطیلات چند روزه یا مرخصی مناسب است که در واقع نوعی تولید محتوا به روشی حساس  تاثیرگذار است.

زمان استفاده از پیام غیر رسمی و موثر، بستگی به نوع کار شما و میزان فوریت پیام‌هایی که دریافت می‌کنید، دارد. اگر در مورد تنظیم این پیام مطمئن نیستید، از خودتان بپرسید اگر شخصی به شما پیام دهد چه اتفاقی خواهد افتاد و از او چه نوع پیامی را انتظار دارید.

نحوه نوشتن پیام غیررسمی

نحوه نوشتن پیام غیررسمی

پیام‌های غیررسمی نیازی به تفضیل ندارند؛ تا زمانی که حاوی اطلاعات ضروری باشند. برخی از افراد تمایل دارند پیام‌های خود را با جزئیات و استفاده از طنز منتقل کنند، اما استفاده از پیام‌های غیررسمی کاملا اختیاری است. به طور خاص، یک پیام خوب غیررسمی شامل سه بخش زیر است:

  1. تاریخ‌هایی که در محل کار حضور نداشته‌اید.
  2.  یک دلیل مختصر برای عدم حضور شما
  3. راه(های) تماس برای کمک بیشتر در صورت فوری بودن موضوع؛ اگر چندین راه ارتباطی دارید، مشخص کنید که در موارد خاص با چه کسی باید تماس گرفته شود.

موارد بالا به منظور اینکه به همکاران شما کمک کند تا با زمانی که شما از محل کار خود خارج شده‌اید،کنار بیایند، بسیار ضروری است و با استفاده از آنها، این امکان فراهم می‌شود که منتظر بازگشت شما باشند یا بدون شما ادامه دهند و تصور نکنند شما به دلایل دیگری محل کار را ترک کرده‌اید.
می‌توانید تمام این اطلاعات را تنها در چند جمله پوشش دهید، بنابراین پیام‌های غیررسمی معمولاً بسیار کوتاه هستند. علاوه بر این موارد، یک سلام دوستانه و استفاده از الفاظ مودبانه مانند “تشکر از پیام شما” یا “به زودی با یکدیگر صحبت خواهیم کرد”، ارتباط شما با مخاطب را صمیمی‌تر خواهد کرد.

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

  • *

    code